1. 海界信息网首页
  2. 生活百科

邮箱格式怎么写(商务邮件书写格式及基本礼仪)

邮箱格式怎么写(商务邮件书写格式及基本礼仪)一、商务邮件概述商界人士在使用电子邮件对外进行联络时,应当遵守一定的礼义规范,如何正确使用电子邮件,撰写规范的商务Email,顺利的进行对外联络。撰写邮件有三种方式:写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长,但在撰写格式方面都分为邮件主题、收件人地址、

  • 商界人士在使用电子邮件对外进行联络时,应当遵守一定的礼义规范,如何正确使用电子邮件,撰写规范的商务Email,顺利的进行对外联络。

  • 撰写邮件有三种方式:写邮件、回复邮件、转发邮件。

  • 三种方式各有所长,但在撰写格式方面都分为邮件主题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、署名

商务邮件书写格式及基本礼仪,虽不常用,但你得知道

1.邮件主题

必须写邮件主题

在写商务邮件的时候,如果不写邮件主题,有人会认为这封邮件不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写商务邮件的时候最好写邮件主题。

主题要明确、精练与内容相关

主题要明确、精练与内容相关,表达出对方需要了解的信息,将邮件内容概括为1-2个词汇,而且可以区分对同一事物的不同信息,让人一望即知,以便对方快速了解与记忆。如果邮件比较紧急、重要,最好在邮件名称的前面注明“紧急”、“重要”。

√“关于XX项目的交卷日期”

X“您好”

商务邮件书写格式及基本礼仪,虽不常用,但你得知道

2、收件人

  • 在写商务邮件的时候,部分人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但是,为了自己方便寻找邮件及邮件分类,最好注明收件人的公司名称、部门名称以及对方的姓名,尤其在给日本客户发送商务邮件时,一定要这么做。例:株式会社○○○,开发部 ○○先生/女士。

  • 传送电子讯息之前,确认收信对象是否正确,以免造成不必要的困扰。

  • CC(抄送)与BCC(密送、暗送)

① 在必要和确定的情况下,抄送给相应需要知道进展情况的人员。 督导抄送给直接主管和项目总监。

② 在收件人(To)、抄送(CC)和密送(BCC)的地址输入框内,可以输入对方的E-mail地址(当有多个地址时用逗号或分号分隔);也可以分别点击每个输入框前的蓝色链接打开“通讯录”窗口,选中所需的联系人或小组,单击“确定”按钮,将所选地址添加到输入框。需要说明的是,收件人可以看到“抄送[CC]”中的地址,但看不到“密送[BCC]”中的地址。

③ 如果不希望别人看到一大串的邮箱地址,可以选择“独立发送”。

商务邮件书写格式及基本礼仪,虽不常用,但你得知道

3、寒暄语

  • 在写商务邮件的时候,需要写寒暄语。

  • 例:承蒙您的关照。
    我是XX公司的督导XX,XX项目由我负责。

4、邮件内容

  • 在写邮件内容的时候,邮件内容一定不要过多。邮件内容超过80个文字时,有的邮件可能不会自动换行。如果1行的邮件内容过长,对方读这封邮件的时候可能会不方便,所以在写邮件内容的时候,每行控制在35字左右。

  • 为了使邮件内容清晰明了,每5~6行为一段落,各个段落之间要插入一行空行。

  • 在线沟通讲求时效,所以电子邮件的内容力求简明扼要,并求沟通效益。称呼,正文,结束,署名/签名四点要尽量完整。

  • 称呼

① 如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。

② 若知道对方的性别可以用:**先生、**小姐、**女士。

③ 如果知道对方的身份可以用:**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理。

  • 正文做到主题明确,语言流畅,内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点,以示礼貌和尊重,以免造成不必要的困扰。

① 在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候,只对部分以示强调的词采用加粗等方式。

② 不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。

③ 回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。

④ 若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后。

⑤ 在收件人明白其意时,可使用俚语或缩写。

⑥ 如果有附件,应该在正文处说明附件的内容和用途。

商务邮件书写格式及基本礼仪,虽不常用,但你得知道

5、结束语

不同的邮件内容,最好使用不同的结束语。

  1. 如果可提供好的选择,应在结尾处提出。如: 请您考虑,有任何需要咨询,请电话或EMAIL联系我。

  2. 最好的结尾要着眼未来。如:希望我们能够达成合作 。

  3. 结尾应显示诚恳:如:感谢您抽空洽谈。

商务邮件书写格式及基本礼仪,虽不常用,但你得知道

6、署名

  1. 在写商务邮件的时候,一定要写署名。

  2. 公司统一署名:

1、乱码

现在有很多不同的邮件软件,有的邮件有HTML格式,有的邮件不能正常显示汉字。在使用邮件软件的时候请做适当的设定之后,再发送邮件。

2、附件

最好不要将Word文档、Excel文档、图像等直接添加到邮箱的附件中。可能因为Word文档、Excel文档等的版本不同,对方无法正常使用该文档。而且,即使Word文档、Excel文档等的版本相同,那些文档中可能有病毒,这样对方的电脑可能会有感染病毒的危险。附件最好使用谁都能用的文档。而且添加的附件最好控制在100K左右。超大附件用QQ邮箱发。

3、CC、BCC

在发送商务邮件的时候,一定要CC或者BCC给相关人员。督导抄送给直接主管。

4、发邮件无subject主题,或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。

后果:以前的邮件是针对以前的某一件事情,邮件正文和主题都和现在的事情无关,导致收件人一头雾水,无法快速辨认。

5、邮件下方无签名(包括人名,公司名字,联系方式等)。

后果:导致收件人不知道你是谁?要知道,你在一段时间没有和客户联系后,突然发过去个邮件,对方很难判断你是谁?来自什么地方的什么公司?

6、客户如果已经CC,把邮件抄送给第二个人,或者抄送给2个人以上(可能是客户的同事或者主管),你回复的时候要按“reply all(恢复全部)” ,而不要只回复发件的那个人。

客户发邮件CC的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况,你有义务回复全部的人

7、回复客户邮件的时候要” reply with all history”,不要把历史记录删除,否则客户不知道先前发生的事情和交流的内容。也不要随意改变邮件的主题。一件事情,一个项目的邮件要保持一个邮件主题。同样,不应该给客户看到的内容需要删除再发送。

8、不要用晦涩难懂的缩写,我们不是在发电报。如hv: have等。以免产生误解,也不要用俚语。

9、如果事情比较复杂,繁多的话,可以用 1 2 3 4 注明。表达要简洁,直接,明确。不要把很多事情写在一段中,显得非常冗长,没有条理性。

11、不要用过多的感叹号。你在一个邮件中用了过多的感叹号,效果是和你一个都不用是一样的。

12、每一段中间要空一行,方便别人阅读。

商务邮件书写格式及基本礼仪,虽不常用,但你得知道

虽然现在流行快餐文化,微信等社交软件信息交流更快、更便捷。但遇到重要场合、重要的事情、复杂的事件,还得靠邮件。

原创文章,作者:admin,如若转载,请注明出处:https://www.2yamaha.com/lifes/2381.html